La conoscenza è considerata la risorsa più preziosa di un’organizzazione, quella in grado di consentire un ulteriore sviluppo e creare un vantaggio competitivo. Per offrire, condividere e produrre efficacemente conoscenza, qualsiasi organizzazione che eroga IFP deve necessariamente organizzare un flusso regolare di informazioni e fornire ampie possibilità di comunicazione. Tuttavia, le informazioni devono essere rivolte alle persone appropriate, evitando eccessi in quanto controproducenti.

Gestire correttamente informazioni e comunicazione è fondamentale anche per l’operatività di un sistema di gestione della qualità, in quanto contribuisce alla trasparenza di processi e responsabilità, alla diffusione occasionale di informazioni che stimolino la partecipazione attiva alle iniziative per la qualità e a comunicare i risultati delle valutazioni sulla qualità. Un’importante condizione preliminare per creare impegno rispetto alla qualità è comunicare in modo costante con lo staff, gli insegnanti, i formatori e gli studenti. Ad esempio, riportare i risultati delle misurazioni della qualità a coloro che hanno partecipato alle attività di analisi e valutazione è un’attività essenziale nella gestione della qualità. Fornire informazioni sui risultati principali di un’indagine sul livello di soddisfazione degli studenti, oltre che sulle azioni di miglioramento intraprese di conseguenza, migliorerà la qualità percepita di un’istituzione di IFP e, come risultato secondario, accrescerà la motivazione a partecipare a indagini future.

Per gestire correttamente informazioni e comunicazione, un’organizzazione di IFP può utilizzare una vasta gamma di mezzi di comunicazione, e i responsabili della gestione della qualità hanno il compito importante di scegliere il mezzo di comunicazione corretto in base al caso, all’obiettivo e al livello di riservatezza della comunicazione:

1. le riunioni sono un’opportunità di comunicazione indispensabile per discutere i problemi legati alla qualità (attività, risultati, miglioramenti) in un’atmosfera aperta, con il coinvolgimento attivo degli stakeholder opportuni;

2. un’intranet è un sistema di documentazione perfetto per norme, procedure, documenti e dati sulle valutazioni, in presenza di un sistema di accessi diversificati che tuteli la riservatezza di determinate informazioni;

3. un sito web è il mezzo di comunicazione migliore per il marketing positivo, attraverso il quale un’istituzione di IFP può comunicare i propri obiettivi di qualità e risultati, nonché diffondere rapidamente informazioni aggiornate;

4. le newsletter devono essere usate per informare le persone degli ultimi sviluppi e risultati, presentare nuovi assunti e promuovere nuovi progetti e programmi;

5. i social media come Facebook, LinkedIn e Xing sostituiscono sempre più le newsletter (stampate), in quanto adempiono allo stesso ruolo, ma vengono aggiornati con maggiore frequenza e sono più apprezzati dagli studenti IFP;

6. le bacheche sono un mezzo di comunicazione utile attraverso cui condividere informazioni di base con un pubblico specifico (studenti, insegnanti);

7. schermi televisivi, installati presso i luoghi di incontro all’interno delle istituzioni di IFP, sono utili per comunicare le ultime novità.

Riquadro 30. Riunioni per affrontare questioni di qualità

Per creare una cultura della qualità in un’organizzazione di IFP, occorre ribadire in ogni comunicazione con gli stakeholder interni ed esterni il messaggio dell’impegno costante dei responsabili ai fini della qualità e del suo continuo miglioramento.