El conocimiento es el recurso más valioso de una organización; es aquello que permitirá su desarrollo futuro y le otorgará una ventaja competitiva. Para generar y compartir conocimiento de una forma efectiva en una organización, es vital organizar un flujo informativo que proporcione amplias oportunidades de comunicación. No obstante, esa información debe estar dirigida a las personas correctas y se tiene que evitar cualquier exceso informativo, pues este puede resultar contraproducente.

Una buena gestión de la información y la comunicación es crucial también para operar en un sistema de gestión de la calidad, ya que ayuda a la transparencia de los procesos y las responsabilidades. También ayuda a difundir la información en situaciones que requieren una participación activa en la calidad y a comunicar los resultados de las evaluaciones de la calidad. Comunicarse de manera continua con el personal, los profesores, los formadores y los estudiantes es una importante condición para crear un compromiso con la calidad. Así, proporcionar los resultados de los comentarios acerca de las mediciones de la calidad a quienes participaron en evaluaciones y valoraciones, es una tarea indispensable para la gestión de la calidad. Igualmente, informar sobre los principales resultados de una encuesta de satisfacción de los estudiantes (junto con las acciones de mejora emprendidas tras esta), mejorará la calidad que se percibe en el centro de FP y, como consecuencia, aumentará la motivación para participar en próximas encuestas.

Un centro de FP puede usar un extenso abanico de medios de comunicación para una gestión significativa de la información y la comunicación. Elegir el medio correcto, dependiendo del caso, el propósito y la confidencialidad de la comunicación, es una labor esencial para la gestión de la calidad:

1. Las reuniones son indispensables para ofrecer oportunidades de comunicación en las que debatir asuntos vinculados con la calidad (actividades, resultados, mejoras) en un ambiente abierto, incluyendo activamente a las partes interesadas relevantes;

2. Una intranet es un sistema de documentación idóneo para evaluar los datos de valoración, los procedimientos, las normas y los registros. En ella, un sistema de acceso individual permite acceder a información confidencial;

3. Un medio ideal para el marketing positivo del centro de FP es una página web. En ella, se pueden dar a conocer los objetivos de la calidad y los logros; supone una rápida difusión de información actualizada;

4. Los boletines de noticias se pueden utilizar para informar sobre los últimos logros y desarrollos, para presentar al nuevo personal, y para difundir nuevos planes y proyectos;

5. Las redes sociales, como Facebook, LinkedIn y Xing, están sustituyendo a los boletines informativos impresos, pues cumplen la misma función; además, se actualizan más frecuentemente y los estudiantes de los centros de FP las prefieren;

6. Los tablones de noticias son un medio útil para compartir información básica con un público específico (estudiantes, profesores);

7. Las pantallas de televisión en los lugares principales de reunión en un centro de FP son útiles para comunicar las últimas noticias.

Cuadro 30. Reuniones para abordar los asuntos de la calidad

Para crear una cultura de la calidad en un centro de FP, el compromiso en la gestión de la calidad y su mejora continua deben ser consignas básicas en las comunicaciones con las partes interesadas internas y externas.