Ora che sono presenti le condizioni preliminari per la gestione e gli strumenti tecnici per il cambiamento e il miglioramento, si potrebbe presupporre che il cambiamento previsto venga implementato come da programma. Tuttavia, occorre ancora verificare se il personale dell’organizzazione è pronto per il cambiamento e sufficientemente motivato per mettere in pratica il miglioramento e i piani d’azione.

Vi sono ancora alcuni elementi da prendere in considerazione per raggiungere il cambiamento previsto. Le sfide e gli ostacoli che si possono presentare nella ricerca di vari obiettivi di qualità sono riassunti nella Tabella 2.

Tabella 2. Tipologie di obiettivi e miglioramento della qualità

Fonte: CEDEFOP.

Gli obiettivi di qualità di lunga durata o immutabili diventano tediosi e poco interessanti agli occhi delle persone. È difficile mantenere la motivazione nel corso degli anni per conseguire ulteriori miglioramenti, ostacolati talvolta da routine in stallo.

Implementare obiettivi innovativi è ancora più difficile: le innovazioni vanno di pari passo con l’abolizione di tradizioni e abitudini radicate. Le persone possono provare paura ed esprimere le proprie emozioni mostrandosi reticenti al cambiamento e creando sottili situazioni di conflitto. Nell’implementare l’innovazione, l’organizzazione stessa deve adottare nuovi modelli di azione, allontanandosi dai percorsi noti e superando la dipendenza dalle rotte abituali.

Che cosa si può fare per assicurarsi che le persone all’interno dell’organizzazione siano pronte ad affrontare il cambiamento? Vi sono due approcci principali: il primo consiste nel migliorare la capacità di cambiare delle persone e il secondo nell’aumentare la loro accettazione del cambiamento. La Figura 12 illustra questi concetti.

Figura 12. Assicurarsi che le persone nell’istituzione siano pronte al cambiamento

Fonte: CEDEFOP.

Comunicare con le persone, informarle di cosa ci si auspica e cosa ci si aspetta aumenta generalmente la loro consapevolezza e capacità di affrontare nuove richieste. È necessario prestare particolare attenzione alle persone maggiormente esposte al cambiamento previsto e per alcune potrebbe risultare opportuna un’attività di counselling individuale.

Normalmente, cambiamento e miglioramento comportano doveri nuovi e diversi, occorre assicurarsi che le persone interessate dispongano delle competenze, capacità ed esperienza necessarie per affrontare le nuove mansioni e i cambiamenti nelle attività che svolgono.

Il modo migliore affinché le persone accettino il cambiamento e si conformino ai nuovi doveri consiste probabilmente nel fornire loro l’opportunità di partecipare a tutte le fasi di sviluppo della qualità. Una condizione preliminare per conformarsi agli standard di qualità è che le persone si sentano incoraggiate e sostenute non solo negli sforzi straordinari che devono compiere per una migliore qualità, ma anche nelle loro attività quotidiane.

Infine, incoraggiare l’autostima delle persone e riconoscere il loro valore è un’altra chiave importante per prepararle al cambiamento, promuovendo anche l’impegno e la motivazione con incentivi e ricompense a fronte degli sforzi straordinari compiuti per una migliore qualità. Essere pronti al cambiamento è una condizione preliminare affinché un’organizzazione compia il proprio percorso verso una cultura della qualità.

Riquadro 26. Domande su cui riflettere e opzioni per intraprendere ulteriori azioni