Az intézményben felhalmozott tudás a legértékesebb erőforrás, a továbbfejlődés záloga, amely versenyelőnyhöz juttatja az intézményt. A szakképző intézmény elemi érdeke, hogy a zavartalan információáramlással, a sokrétű kommunikációs lehetőséggel támogassa a tudás felhalmozását és megosztását. Az információt viszont csak a megfelelő emberekhez kell eljuttatni, kerülni kell az információs túlterhelést, mivel a kívánatossal ellentétes hatást válthat ki.

A hatékony információ- és kommunikációmenedzsment szintén fontos összetevője a minőségirányítási rendszernek, segít abban, hogy a folyamatok és felelősségek átláthatóak legyenek, eljuttatja mindenkihez az információt arról, hogyan lehet minőségügyi feladatokban tevékenyen részt venni, és tájékoztatja az érintetteket a minőségértékelések eredményeiről. A tanárokkal, szakoktatókkal és diákokkal folytatott folyamatos kommunikáció a minőség iránti elkötelezettség megteremtésének fontos előfeltétele. A minőségirányítás elengedhetetlen feladata például az, hogy a minőséggel kapcsolatos mérések eredményeit megismertessük azokkal, akik részt vettek az elemzésben és az értékelésben. Növelhetjük a későbbi felmérésekben való részvételi szándékot, és elősegítjük, hogy az érintettek megismerjét a szakképző intézményben folyó munka minőségét, ha a tanulói elégedettségmérések fő eredményeit, és az eredmények alapján megtervezett fejlesztő intézkedéseket nyilvánosságra hozzuk.

Az információval való gazdálkodáshoz, a kommunikációhoz nagyon sokféle médium áll rendelkezésre és a szakképző intézmény minőségügyi vezetésének feladata, hogy témakörtől, a céltól és az adatok jellegétől függően a megfelelő kommunikációs eszközt válassza:

1. az értekezletek nélkülözhetetlen kommunikációs alkalmak arra, hogy a minőségügyi kérdéseket (tevékenységeket, eredményeket, fejlesztéseket) nyílt légkörben, az érdekelteket bevonva megvitassák;
2. az intranet a szabályok, folyamatok, feljegyzések és mérési adatok tökéletes dokumentációs rendszere, melyben egyéni belépési rendszer biztosíthatja a bizalmas adatokhoz való rugalmas hozzáférést;
3. a honlap a szakképző intézmény eredményes marketingjének kiváló eszköze, ahol tájékoztatást adhat a minőségfejlesztés céljairól és eredményeiről, és gyorsan közzé teheti az összes aktuális fejleményt;
4. a hírleveleket a legújabb fejlemények és eredmények megismertetésére lehet használni, be lehet mutatni az új munkatársakat, és népszerűsíteni az új projekteket és terveket;
5. a közösségi oldalak (Facebook, LinkedIn és Xing) hasonló funkciójukkal egyre inkább kiszorítják az írott sajtótermékeket, gyakrabban frissíthetők, és egyre népszerűbbek a szakképzésben részt vevő diákok között is;
6. a hirdetőtábla is hasznos médium a legfontosabb információk publikálásához speciális célközönség számára (tanulók, tanárok);
7. a szakképző intézmény központi találkozó pontján elhelyezett tévé-képernyők is hasznosak a legfrissebb hírek közlésére.

30. tábla Minőségügyi értekezletek

A külső és belső érintettekkel folytatott kommunikáció alapvető üzenete minden esetben az kell, hogy legyen, hogy a vezetés elkötelezett a szakképző intézmény minőségkultúrájának megteremtésében és fejlesztésében.