Una vez que se dan las condiciones previas para la gestión, y las herramientas técnicas para el cambio y la mejora, se puede suponer que el cambio previsto se va a llevar a cabo tal como estaba planificado. Sin embargo, aún falta preguntar a los miembros de la organización si están listos para ese cambio y suficientemente motivados como para llevar a la práctica los planes de mejora y acción.

Todavía existen algunos asuntos que se deben considerar para alcanzar los cambios planeados. En la tabla 2 se resumen los retos y obstáculos que pueden surgir en este proceso.

Tabla 2. Tipos de objetivos y mejora de la calidad

Fuente: CEDEFOP.

Los objetivos permanentes y de larga duración se vuelven tediosos y pierden el atractivo para los individuos. Es difícil mantenerse motivado durante muchos años para alcanzar futuras mejoras que, incluso, suelen estar bloqueadas por rutinas monótonas.

El establecimiento de objetivos innovadores es aún más difícil: las novedades traen consigo la disolución de tradiciones y costumbres arraigadas. Esto atemoriza a las personas, de modo que reaccionarán mostrando resistencia al cambio y contradicciones. A la hora de plantear innovaciones, la organización debe adoptar nuevos modelos de actuación, para apartarse de los caminos conocidos y superar la dependencia de la trayectoria establecida.

¿Qué se puede hacer para asegurar la preparación para el cambio en una organización? Hay dos enfoques principales: mejorar la capacidad para el cambio del personal de la organización y aumentar su aceptación del cambio (ver figura 12).

Figura 12. Aseguramiento de la preparación para el cambio en la organización

Fuente: CEDEFOP.

Comunicarse e informar al personal sobre lo que se pretende y espera son dos métodos para aumentar su conocimiento y sus habilidades a la hora de enfrentarse a las nuevas demandas. Se debe prestar especial atención a quienes se verán directamente afectados por el cambio previsto; en algunos casos, sería apropiado algún tipo de asesoramiento individual.

Normalmente, los cambios y las mejoras exigen nuevas y diversas demandas a los individuos; por tanto, hay que tener la seguridad de que estos tienen las competencias necesarias, así como la experiencia y las habilidades que se exigen para enfrentarse a sus nuevas y cambiantes tareas.

Es probable que el mejor modo de conseguir la aceptación del cambio y el cumplimiento de nuevas demandas sea proporcionar oportunidades para participar en todas las etapas del desarrollo de la calidad. Una de las condiciones previas para el cumplimiento de los estándares de la calidad es que el personal se sienta motivado y apoyado, no solo en sus esfuerzos adicionales para una mejora de la calidad, sino también en sus actividades diarias.

Finalmente, alentar la autoestima y el valor del personal es otro factor básico que crea una buena disposición al cambio, así como fomentar el compromiso y la motivación mediante incentivos y retribuciones. La disposición para el cambio es una condición necesaria para cualquier organización que se orienta hacia una cultura de la calidad.

Cuadro 26. Preguntas para reflexionar y opciones de acción futura