Miután a változtatásokra készen áll a menedzsment, és rendelkezésre állnak a fejlesztés technikai eszközei, feltételezhetjük, hogy minden a tervek szerint fog haladni. Ez azonban egyáltalán nem így van. Hátra van még egy fontos teendő: meg kell tudnunk, hogy az intézmény munkatársai készen állnak-e a változásra, eléggé motiváltak-e ahhoz, hogy a tervezett fejlesztéseket és az akcióterveket a gyakorlatba átültessék.

Van még néhány olyan kérdés, amit alaposan meg kell fontolni ahhoz, hogy a tervezett változtatások sikeresek legyenek. A 2. táblázat összefoglalja azokat a kihívásokat és akadályokat, amelyek felmerülhetnek a különböző minőségcélok megvalósítása során.

2. táblázat Célkitűzés típusai és minőségfejlesztés

Forrás: CEDEFOP.

Az állandó vagy hosszantartó minőségügyi célkitűzések unalmassá válhatnak és elveszthetik vonzerejüket. Nehéz éveken keresztül megtartani a motiváltságot, ha a fejlődést a holtpontra jutott rutin-eljárások maguk akadályozzák.

Az új innovatív célok megvalósítása még nehezebb: az innovációkkal párhuzamosan történik az addig ápolt hagyományok és rögzült szokások eltörlése. Ez megijeszti a munkatársakat, akik a változással szembeni ellenállással, apró konfliktusokkal fejezik ki érzelmeiket. Az innovációk megvalósításakor a szervezetnek magának is új működési módokat kell elsajátítania, elhagyva a jól ismert addigi utakat, és felül kell emelkednie a rutinszerű eljárásokhoz való ragaszkodáson.

Mit lehet azért tenni, hogy sikerüljön elfogadtatni a szervezetben a változásokat? Két lehetséges megközelítés áll rendelkezésünkre: egyik megközelítés szerint a munkatársak képességeit fejlesztjük, a másik szerint növeljük hajlandóságukat a változások elfogadására. Lásd erről az áttekintést a 12. ábrán.

Ha tájékoztatjuk a munkatársakat arról, hogy mi a szándékunk, és mik az elvárások, az új információk nyitottabbá tehetik őket a változtatások elfogadására. Külön figyelmet kell fordítani azokra, akiket a változások közvetlenül érintenek, és arra is szükség lehet, hogy nekik külön egyéni konzultációt tartsunk.

A változtatások és fejlesztések általában új és eltérő igényeket támasztanak a munkatársakkal szemben, ezért biztosítani kell, hogy rendelkezzenek a megfelelő kompetenciákkal, készségekkel és szaktudással, melyek segítségével sikeresen meg tudnak birkózni az új beosztással és a változó feladatokkal.

A változások elfogadtatására valószínűleg az a legjobb módszer, ha az érintett munkatársakat a minőségfejlesztés minden lépésébe bevonjuk. Ez egyben elősegíti az új feladatokra való felkészülést is. A minőségi előírásoknak való megfelelés előfeltétele, hogy a munkatársak ne csak a minőségcélok teljesítéséhez szükséges „extra” erőfeszítéseikben érezzék a bátorítást és támogatást, hanem mindennapi munkájuk során is.

12. ábra Az intézményi változások iránti készség biztosítása

Forrás: CEDEFOP.

Végül, a változásra való hajlandóság megteremtésének másik kulcsfontosságú tényezője a munkatársak önbecsülésének, valamint megbecsülésüknek erősítése éppúgy, mint az elkötelezettség és motiváció támogatása különféle ösztönzők és a jobb minőség érdekében kifejtett külön erőfeszítések jutalmazása révén. A változásra való készség minden szervezet számára a minőségkultúra felé tett lépések szükséges előfeltétele.

26. tábla Gondolatébresztő kérdések és lehetséges további lépések