Un programma di miglioramento si basa sui risultati dell’analisi dei successi ottenuti e mancati e incorpora le sfide, opportunità e risorse disponibili per il cambiamento (vedere allegato, Sezioni 1.24, 1.25, 1.28). Dopo avere discusso le problematiche con gli stakeholder principali e concordato le aree principali in cui apportare cambiamenti, il programma di miglioramento raccoglie tutte le informazioni ottenute ed elabora due diverse proposte:

1. azioni correttive, come rimedio a mancati successi e risultati insufficienti, per reagire immediatamente alle lamentele principali di studenti e altri stakeholder;

2. azioni adattive per miglioramenti strutturali e adattamenti dell’istituzione e dei programmi di IFP, tenendo in considerazione prestazioni poco soddisfacenti o nuove richieste.

Dopo l’approvazione dei dirigenti senior dell’organizzazione di IFP, il programma di miglioramento deve essere ampiamente diffuso e comunicato al maggior numero possibile di stakeholder, per dimostrare l’impegno dell’organizzazione rispetto alla qualità.

Il ciclo di qualità deve prevedere due revisioni e almeno un aggiornamento annuale del programma di miglioramento.

Internamente, per l’organizzazione del cambiamento è necessario un ulteriore passaggio: l’implementazione del programma di miglioramento. La Figura 10 offre una panoramica su come trasformare in un piano d’azione dettagliato le esigenze comunemente identificate e concordate..

Figura 10. Trasformazione delle esigenze di miglioramento in piano d’azione

Fonte: CEDEFOP.

Lo scopo di un piano d’azione è assicurare l’effettiva realizzazione del cambiamento, il monitoraggio e la valutazione del processo di miglioramento previsto, per verificare il raggiungimento degli effetti auspicati. Nel dettaglio, un piano d’azione deve specificare:

1. tipi di azioni da intraprendere;

2. persone responsabili dell’implementazione;

3. risorse e strumenti necessari per intraprendere le azioni programmate;

4. scadenze per il completamento delle azioni;

5. indicatori di misurazione dell’effettivo raggiungimento degli effetti auspicati;

6. analisi e valutazione del progresso previsto.

Al responsabile della qualità spetta il monitoraggio delle attività per l’implementazione del piano di azione e la misurazione degli effetti prodotti.

Riassumendo, la Figura 11 illustra i vari passaggi da compiere per definire un piano di miglioramento. Sulla base di un’accurata analisi dei vari fattori che contribuiscono alla qualità della IFP, seguita da una discussione approfondita delle diverse opzioni di cambiamento con gli stakeholder interni ed esterni, i dirigenti senior dell’istituzione adottano il piano di miglioramento. Questo stabilisce le azioni correttive e gli adattamenti strutturali e definisce attività, risorse, responsabilità, indicatori per la misurazione dei risultati ottenuti e scadenze. Il responsabile della qualità si occuperà di monitorare l’implementazione del piano di miglioramento.

Figura 11. Organizzazione del cambiamento e miglioramento della qualità

Fonte: CEDEFOP.