Le attività previste per un sistema interno di garanzia della qualità possono essere descritte come segue:

1. descrizione del processo: si tratta di uno dei requisiti più importanti ai fini di qualsiasi tipo di riconoscimento esterno della qualità di un’organizzazione di IFP. Il sistema interno di garanzia della qualità definisce e descrive i processi operativi e i rispettivi obiettivi di qualità, oltre alle responsabilità individuali per la gestione e il controllo di ogni operazione, fornendo un quadro complessivo dell’organizzazione;
2. (auto)valutazione: il sistema interno di garanzia della qualità sviluppa e/o mette a disposizione gli strumenti necessari per la raccolta delle informazioni e la valutazione dei risultati di staff, studenti e stakeholder esterni. In quanto attività orizzontale, il sistema di garanzia della qualità si basa su principi solidi per la raccolta e la valutazione delle informazioni in unità e uffici diversi dell’organizzazione di IFP e per operazioni diverse;
3. monitoraggio e gestione del cambiamento: il sistema di garanzia della qualità rende effettivo il processo di garanzia della qualità concordato a livello istituzionale attraverso il monitoraggio continuo, la valutazione regolare, analisi e proposte di adeguamento, miglioramento e cambiamento;
4. documentazione: si tratta di un altro requisito base per qualsiasi tipo di riconoscimento esterno dell’istituzione. Il sistema interno di garanzia della qualità deve assicurare la documentazione delle attività e l’archiviazione di tutti i documenti che guidano le operazioni dell’istituzione di IFP, tanto quelli interni, quanto quelli rivolti agli stakeholder esterni;

Un sistema di documentazione completamente sviluppato in un’istituzione che si occupa di IFP deve poter archiviare in condizioni di sicurezza almeno questi dati:

1. missione e politica di qualità dell’istituzione IFP;
2. descrizione dei processi principali e definizione delle relative responsabilità (personali);
3. strumenti utilizzati ai fini delle attività di analisi e valutazione;
4. dati relativi alle analisi e valutazioni svolte;
5. dati relativi a tutti i suggerimenti, reclami e conseguenti indagini svolte;
6. verbali ed esiti delle discussioni per il miglioramento della qualità dei processi organizzativi, del programma e dell’erogazione del servizio;

Figura 3. Attività di base di un sistema interno di garanzia della qualità

Fonte: CEDEFOP.