A minőségügyi rendszerben célszerű minden folyamatot nyomon követni, amely a minőségfejlesztés, minőségirányítás szempontjából fontos, vagy az intézmény alapfeladatai, elsődleges folyamatai közé tartozik. Az elsődleges folyamatok közül is a legfontosabb a tanítás és tanulás, hiszen a tanítás-tanulás minősége minden más eredményre kihat.

A megfigyelés a PDCA-ciklusban a második lépés (do-elvégez) része, szemben a mérés és értékelés feladataival, amelyek a harmadik lépéshez (check-ellenőriz) tartoznak. A megfigyelés nem más, mint a folyamat követése előre meghatározott eszközökkel annak érdekében, hogy bármilyen felmerülő probléma esetén azonnal beavatkozhassunk. A megfigyelés célja az, hogy megteremtse a lehetőséget az azonnali beavatkozásra, ha a folyamatban eltérés mutatkozna az eredeti céloktól.

Európa-szerte elfogadott szakpolitikai cél az iskolai lemorzsolódási arány csökkentése, a szakképzésben végzettek számának növelése. A valós adatokra épülő folyamatos megfigyelés alapvetően fontos a tervezett értékek eléréséhez. Mivel az igazolatlan mulasztások számának növekedését a várható lemorzsolódások figyelmeztető jelének tekinthetjük, erre a jelenségre minden szervezeti egységben figyelni kell. Ha a lemorzsolódások aránya meghalad egy bizonyos szintet, akkor az intézménynek érdemes például az érintett tanulóknak szervezett tanácsadási szogáltatással a bajt megelőzni.

Másik példa lehet az elmaradt órák száma. Ilyenkor az intézménynek erőforrást kell átcsoportosítani ahhoz, hogy az érintett osztályok tanulói ne maradjanak le a tanulásban.

A tantermi vagy tanműhelyi munka minősége elsősorban a tanárokon és szakoktatókon múlik. Ha rendelkezésükre állnak megfelelő monitorozási eszközök, akkor saját maguk is folyamatosan ellenőrizhetik tanításuk minőségét, és ennek nyomán megtehetik a szükséges korrekciót.

A minőségorientált szakképző intézmények kifejlesztették azokat az eszközöket, amelyekkel a tanárok képesek folyamatosan megfigyelni saját tantermi munkájuk minőségét, oda tudnak figyelni a diákok egyéni tanulási stílusára, a kedvelt módszerekre, a tananyagok minőségére, és arra is, hogy segítsék a diákok önálló tanulását.

A  tanári megfigyelést kiegészíthetjük a tanulóktól kapott visszajelzésekkel úgy, hogy gyors kérdőíves felmérésben megkérdezzük őket is az osztálytermi munkáról. A felmérés szigorúan csak a tanári munkára és a diákokra vonatkozik, és kizárólag belső, egyéni felhasználásra készül. Ha a pedagógus saját önértékelését összeveti a diákok értékelésével, pontosabb képet kap az aktuális helyzetről és eredményekről.

Néhány szakképző intézmény diákoknak is készít önértékelő kérdőívet, tanulási szokásaik és saját előrehaladásuk vizsgálatához, ami szintén hasznos eszköze lehet a tanulási-tanítási folyamat megfigyelésének, igaz, hogy ebben az esetben nem a pedagógus, hanem a diákok maguk vonják le a változáshoz szükséges következtetéseket.

A tanítási-tanulás folyamat megfigyelésének egy másik lehetséges eszköze a tanárkollegák együttműködése, amelyben párokat alkotnak, és meglátogatják egymás óráit, majd közösen értékelik az órát, és így lehetővé válik, hogy szakmailag megalapozott visszajelzést adjanak egymásnak (lásd az 1.27 mellékletet). A tapasztalatok azt mutatják, hogy a tanárok kezdetben nem szívesen vállalják ezt a fajta közös munkát, de ha meg tudnak egyezni a minőségkritériumokban és az értékelés elemeiben, az bizalomerősítő lehet, és megalapozhatja a további együttműködést.

Az adatgyűjtésre, megfigyelésre alkalmat adnak a diákok önkéntes részvételével megszervezett tanár-diák találkozók, ahol a tanítás-tanulás minőségéről folyik a beszélgetés. Az ilyen alkalmak elsősorban arra szolgálnak, hogy a diákok szabadon elmondhassák a véleményüket, mégsem árt azonban, ha előzetesen felkészülünk, és igyekszünk célzottan a minőségfejlesztés szempontjából fontos kérdések felé a irányítani a beszélgetést.

11. tábla A tanítás és tanulás minőségének megfigyelését szolgáló eszközök

A fenti eszközök alkalmazása mindig visszaigazolja a megfigyelés hasznosságát. Az adatok begyűjtése és elemzése révén lehetőség nyílik az azonali beavatkozásra, ha a minőség szempontjából az eredmény gyenge, vagy elmarad a várakozástól. A tevékenységeket javító korrekciók igen gyakran éppen a begyűjtött adatok elemzésének köszönhetők. Ha ez mégsem sikerül, akkor közösen kell jobb megoldást keresni. A problémát mindenképpen meg kell vitatni az érdekelt felekkel, még mielőtt a felső vezetés meghozná a végső döntést a szükséges változtatásokról.

6. ábra A minőségirányítás a bevezetés szakaszában

Forrás: CEDEFOP.

12. tábla Gondolatébresztő kérdések és lehetséges további lépések