Az önértékelés lehetővé teszi, hogy különböző célokat kövessünk, de hatásukat nem szabad eltúlozni. Két legfontosabb célkitűzése legyen: a problémák, hiányosságok, stb. tudatosítása, és a belső kommunikáció, eszmecsere arról, hogy mit kellene tenni. A változások kezdeményezése és a fejlődés csak e folyamat eredményeként remélhető.

Az önértékelés megkezdése előtt három feltételnek teljesülnie kell, különben a folyamatnak semmi értelme:

1. a vezetőségnek belső meggyőződéssel és személyes elkötelezettséggel kell támogatnia és irányítania a projektet;
2. a folyamatok megvalósításához szükséges erőforrások indokoltak és rendelkezésre állnak;
3. a fejlesztések végrehajtásához el kell különíteni a forrásokat.

Az első önértékelés elvégzéséhez négy szakaszból álló folyamat javasolt, mely később a megfelelő ciklusokban megismételhető. A szakaszok a PDCA-cikluson alapulnak, és mindarra, amit a kézikönyv 3. fejezetéből megismertünk. A négy szakaszból álló önértékelési folyamat a következő lépésekből áll:⁸:

I. szakasz: az önértékelés tervezése

Az indító szakaszban el kell terveznünk, hogy miképpen szervezzük meg és kommunikáljuk szervezetünkben a tervezett önértékelést.

1. lépés: hogyan szervezzük meg az önértékelést?

1. Határozzuk meg az önértékelés alkalmazási körét és megközelítését: fontos ugyanis eldönteni, hogy az egész szervezet, vagy csak bizonyos osztályok/egységek vesznek részt a folyamatban. Azt javasoljuk, hogy kezdetben néhány olyan gondosan kiválasztott területre összpontosítsunk, amelyeken jó esély van a látványos javulásra.
2. Nevezzünk ki egy folyamat vezetőt/minőségügyi menedzsert.

A folyamat vezető felelős az önértékelés tevékenységeinek működtetéséért, ezek kommunikációjáért, a menetrend betartásáért, és végül a jelentésért és az eredmények dokumentálásáért.

Az önértékelést irányító megfelelő személy kinevezése az egyik kulcsfontosságú döntés, melyet a felső vezetésnek kell meghozni. A kinevezett személynek jól kell ismernie a szakképző intézmény felépítését, a kommunikációjának módozatait, és alapos minőségirányítási ismeretekkel kell rendelkeznie, továbbá a munkatársaknak, külső érdekelteknek el kell ismerniük őt feladata ellátására alkalmas személynek.

Ha a kinevezett személy nem kellően tapasztalt a minőségirányítás területén, akkor vagy ki kell erre képezni, vagy külső szakértőket kell alkalmazni, hogy támogassák és működjenek vele együtt az önértékelés során.

Határozzuk meg a folyamat megvalósításának ütemezését: négy-hat hónap valószínűleg megfelelő időkeret az önértékelés első lebonyolítására, a nagyobb szervezetek ennél több időt is igényelhetnek.

2. lépés: alakítsunk ki kommunikációs stratégiát

1. Be kell vezetni egy kommunikációs tervet: a folyamatos kommunikáció a sikeres önértékelés döntő tényezője: ez a terv határozza meg a kommunikáció tartalmát és csatornáit, és mérlegeli az érintett egyének (egyes érdekeltek) szükségleteit is.
2. Motiválja a munkatársakat az önértékelésben való részvételre: a kommunikáció eszközei és stílusa teremtsen pozitív légkört, bizalmat és motivációt, hogy aktívan vegyeken részt az önértékelés folyamatában.
3. Döntsünk az érdekeltek bevonásáról: kit kellene bevonni, hogyan, a folyamat melyik szakaszában és milyen szerepkörben, kit, mennyire részletes információval kell ellátni és melyik szakaszban.

46. tábla Egy jó tanács

II.szakasz: az önértékelés végrehajtása

3. lépés: állítsuk össze az önértékelési csoportot

1. A képviselet összetétele: az önértékelést egy olyan csoportnak kell végezni, amely jól képviseli a szervezeti hierarchia különböző szintjeit. A tagoknak ismerniük kell az értékelendő egységet, és részvételük önkéntes alapú legyen. A munkatársak megbecsülésnek veszik, ha egy ilyen felkéréssel szólítják meg őket.

2. Az önértékelő csoport mérete: a hatásos és viszonylag kötetlen munkastílus biztosításához 8-10 fő részvétele kívánatos a csoportban. Ha az egész szervezet felméréséről van szó, akkor a különböző témakörökhöz érdemes külön csoportokat szervezni.

4. lépés: szervezzünk képzést

1. Képezzük az önértékelő csoportot: az önértékelő csoport egy- vagy kétnapos képzés keretében ismerkedjék meg a minőségirányítás alapjaival és a PDCA-ciklus működtetésével, értse meg és fogadja el az önértékelés folyamatait. A minőségirányítási vezető készítsen útmutatót az önértékelési csoport számára, amely tartalmaz minden lényeges információt a szakképző intézmény értékeléséhez szükséges kritériumokról és indikátorokról.

2. Fejlesszük a minőséghez kapcsolódó kompetenciákat az egész szervezetben: az önértékelő csoport mellett minden munkatárs számára informális összejöveteleket kell tartani, hogy minél szélesebb körben, minél mélyebben megértsék az önértékelés folyamatát, és jelentőségét a szervezeten belül folytatott minőségfejlesztésben.

47. tábla Az önértékelési képzés tartalma

5. lépés: kezdjünk bele az önértékelésbe

1. Az értékeléseket olyan megbízható eszközök segítségével kell elvégezni, melyek mérlegelik a jóváhagyott kritériumokat és indikátorokat. A megállapításoknak és következtetéseknek empirikus adatokra és tényekre kell támaszkodniuk; indokolt esetben a különböző érdekelt felek visszajelzéseit is össze kell gyűjteni.

2. Az önértékelő csoportnak bizonyos mértékű egyetértésre kell jutnia, hogy melyek a szervezet erősségei, és melyek a legfontosabb fejlesztendő területek.

3. Az önértékelő csoport felkérést kap, hogy adjon néhány kezdő ötletet az akciótervhez.

48. tábla Egy jó tanács

6. lépés: készítsünk beszámolót eredményeinkről

1. Egy önértékelési beszámoló legyen jól tagolt, tartalmazza a megfelelő bizonyítékokkal alátámasztott erősségeket és fejlesztendő területeket, s ezekre támaszkodva adjon ötleteket a fejlesztési tevékenységekhez.

2. Nagyon fontos, hogy a felső vezetés hivatalosan is elfogadja a beszámolót, és – optimális esetben – jóváhagyja azzal, hogy megerősíti a benne foglalt fejlesztési tevékenységeket.

III. szakasz: módosítás és fejlesztés

Az önértékelési erőfeszítés egyik legfőbb célja, hogy hozzájáruljon a minőség fejlesztéséhez, emellett olyan eszköz, amely előmozdítja a szakképző intézmény stratégiai továbbfejlesztését.

7. lépés: alakítsunk ki egy fejlesztési tervet

1. Egészítsük ki az önértékelést a minőséget érintő jelentős, és kevésbé jelentős tényezők elemzésével;

2. Különböztessük meg a javító intézkedéseket, melyek többnyire azonnal végrehajthatók azoktól, amelyek szerkezeti átalakításokat és innovációkat igényelnek.

3. Állítsunk fel fontossági sorrendet a fejlesztendő területek között, és biztosítsuk a megvalósításhoz szükséges erőforrásokat.

49. tábla Egy jó tanács

8. lépés: tegyük közzé a fejlesztési tervet

1. Célszerű minden alkalmazottat időben és nyíltan tájékoztatni az önértékelés folyamatáról, a felszínre került eredményekről, és az ezt követő fejlesztési tevékenységekről, hogy biztosítsuk annak lehető legszélesebb körű elfogadottságát.

2. A kommunikáció útjai és eszközei támaszkodhatnak a 2. lépésben leírt tervre és alapelvekre.

9. lépés: szervezzük meg a változást és fejlesztést

1. Jelöljük ki a felelősöket, határozzuk meg a határidőket, a folyamatnak és a fejlesztési tevékenységek ellenőrzésének indikátorait.

2. Vonjuk be az önellenőrzési csoport tagjait a fejlesztési tevékenységbe – ily módon elismerjük erőfeszítéseiket és erősíthetjük elkötelezettségüket.

3. Erősítsük a változtatások iránti hajlandóságot kiegészítő ismeretek és kompetenciák közvetítésével, türelmesen kezelve az esetleges ellenállást, biztosítva a támogatást és a megbecsülést.

50. tábla Egy jó tanács

10. lépés: alakítsunk ki következetes fejlesztési stratégiát

1. Végezzük el intézményünk SWOT-elemzését, és kapcsoljuk össze a belső értékelési eredményeit a szakképző intézmény továbbfeljesztéséhez szükséges külső előfeltételek feltárására irányuló vizsgálat eredményeivel.

2. Fejlesztési stratégiánkat egyedi erősségeinknek és a fejlesztés kulcstényezőinek azonosítása révén alakítsuk ki; rejtett tartalékaink feltárására vessük össze intézményünk referenciaértékeit legerősebb versenytársunk adataival.

3. Tervezzük meg a következő önértékelést: a fejlesztési igények folytonossága és fenntarthatósága megkívánja, hogy évente, de legalább három évenként ismételten elvégezzük az önértékelést.

IV. szakasz: a folyamatos minőségfejlesztés biztosítása

A záró szakasz az önértékelésre épít, de túlmutat rajta, mert fő célja, hogy megalapozza a szervezet minőségügyének szakszerűségét és fejlessze azt a minőségkultúra irányába.

11. lépés: állandósítsuk a jobb minőségre irányuló törekvéseket

1. Biztosítsuk a szervezetben állandó minőségügyi csoport/minőségirányítási vezető jelenlétét, hogy a minőségügyben tett erőfeszítéseik szakszerűek legyenek, és ezáltal is erősödjék jelentőségük tudata.

2. Készüljünk fel a külső vizsgálatra/akkreditációra, ami minőség érdekében tett belső erőfeszítéseink külső igazolása, és erősíti szervezetünk hírnevét és vonzerejét.

12. lépés: teremtsük meg szakképző intézményünkben a minőség kultúráját

1. Határozzuk meg a minőség fő hangsúlyát a különböző felfogások megfontolásai alapján, majd állítsuk össze belőlük saját koncepciónkat.

2. Mérlegeljük, hogy az intézmény víziójának, küldetésének és stratégiai minőségügyi céljainak megvalósítása során melyek az intézményünket vezérlő alapvető etikai értékek.

3. Széles körben elfogadott intézményi víziót és küldetést fogalmazzunk meg, hogy finomítsuk arculatunkat, erősítsük a munkatársakban az intézményi azonosság-tudatot és növeljük a minőség iránti elkötelezettségüket.

4. Alkalmazzuk folyamatosan a MERI-ciklusban megfogalmazott személyes kompetenciákat (lásd a 22. ábrát), hogy biztosítsuk a minőség kultúráját intézményünkben.

Fontos biztosítani, hogy a tanárok, szakoktatók és más munkatársak ismerjék és értsék a PDCA-ciklus logikáját. Ennek a gondolkodási és cselekvési módnak be kell épülnie az intézmény mindennapi életébe, és következetesen használni kell minden működési területen, megnyitva ezzel a minőségkultúra felé vezető utat.

Amellett, hogy meghonosítjuk ezt hozzállást és viselkedést intézményünkben, a minőségkultúra fejlesztését nagyban befolyásolják azok az emberi tényezők, melyeket a MERI-ciklusban részletezett személyes kompetenciák (lásd a 22. ábrát) támogatnak és ösztönöznek. A MERI-ciklus személyes kompetenciái kiegészítő és egyenértékű párjai a PDCA-ciklus alkalmazása által igényelt szakmai kompetenciáknak. Míg a PDCA-ciklus technikai jellegű tevékenységei a belső minőségirányítási rendszer létrehozásának, addig a MERI-ciklus a belső minőségkultúra megteremtéséhez szükséges elemeket köti össze. A minőségkultúra megteremtéséhez többre van szükség, mint amit a PDCA-ciklus előír: ezt ugyanis elsősorban a kölcsönös tisztelet és bátorítás által fémjelzett emberi kapcsolatok hozzák létre.

Részletezve: A MERI-ciklus a következő tevékenységeket feltételezi a szervezeten belül a személyes kapcsolatok erősítésére:

1. ösztönözi a munkatársakat, és mozgósítja az erőforrásokat a fejlesztéshez;
2. értékeli és megbecsüli a munkatársak és az érdekeltek elkötelezettségét;
3. megfontolja és megvitatja a felméréseket, értékeléseket, valamint a munkatársak és az érdekeltek véleményét;
4. tájékoztat és lelkesít megfelelő fejlődés esetén.

22. ábra A MERI-ciklus

Forrás: CEDEFOP.

51. tábla Megfontolandó kérdések és lehetséges további lépések