A belső minőségirányítás fontos része a szakképző intézmény működését kísérő dokumentáció elkészítése, tárolása és védelme. A hatékony dokumentációs rendszerben az aktuális dokumentumokhoz és adatokhoz csak az arra jogosult személyek férhetnek hozzá, és nem fordulhat elő, hogy valaki egy dokumentumnak nem az aktuális változatával dolgozik. Ennek érdekében az elavult dokumentumokat törölni kell,  és ki kell dolgozni egy eljárást a dokumentumok érvényesítésére, helyesbítésére és visszavonására. Hasonlóképpen szabályozni kell az adatgyűjtés és adattárolás módszereit, és ügyelni kell arra, hogy a szabályokat mindenki betartsa.

Az értékelés során az előző időszakra vonatkozó adatok fontos szerepet játszanak. Ennek érdekében megbízható és hiteles adatkezelő és adattároló rendszert kell kidolgozni, amely egyben megkönnyíti az adatok visszakeresését is. Minden dokumentumnak és adatnak elérhetőnek kell lennie az arra jogosult felhasználók számára, de védeni kell a jogosulatlan hozzáféréstől és sérüléstől – megfontolandó például a tűzbiztos tárolás.

Összefoglalva a dokumentációs rendszernek biztosítania kell, hogy:

1. a folyamatokhoz, eljárásokhoz, szerepekhez és felelősségekhez kapcsolódó minden fontos dokumentum aktuális verziója csak a jogosultak számára legyen hozzáférhető;
2. vissza lehessen keresni az előző minőségértékelések érvényes és hiteles adatait az eredmények hosszú távú összehasonlíthatósága érdekében;
3. az adatgyűjtéshez szükséges aktuális eszközök (pl. kérdőívek) és az aktuális minőségügyi fejleményekről szóló információk hozzáférhetők legyenek.

A szakképző intézmények rengeteg olyan személyes adattal dolgoznak, amelyek védelme törvényben előírt kötelesség. Az intézményben ki kell dolgozni a személyes adatok védelmének szabályait, pontosan meg kell határozni az adatokhoz való hozzáférés módját, és meg kell akadályozni az illetéktelen hozzáférést. Az adatvédelmi rendszernek meg kell felelnie az adott ország vonatkozó törvényeinek.

33. tábla Gondolatébresztő kérdések és lehetséges további akciók