A folyamatok zökkenőmentes irányítása kulcsfontosságú a minőségközpontú szakképző intézményekben. A folyamat kölcsönösen egymásra ható, időben ismétlődő intézkedések összessége, amely a tanulóknak vagy más érintetteknek megfelelő szolgáltatást biztosít, azaz a bemeneti tényezőkkel a kívánt kimeneti eredmény elérésére irányul. A folyamatirányítás elemei az intézkedéseket megelőző viták, a tervezés és ellenőrzés, az eredmények mérése és értékelése, és a folyamatok fejlesztése.

A folyamatirányítás első lépése a szervezeti célkitűzések megvalósítása, és az ügyfelek elégedettségének elérése szempontjából alapvetően fontos, úgynevezett elsődleges vagy kulcsfolyamatok azonosítása és leírása (lásd a 3. fejezet 3. ábráját). A következő lépés a folyamatok közötti összefüggések és együttműködési formák feltérképezése annak érdekében, hogy a folyamatok közötti határokat pontosan meg tudjuk jelölni, és a működéshez átlátható, jól szervezett kereteket teremtsünk. Az eredmény az egész intézményt átfogó folyamatábra (lásd az 1.33 mellékletet). A következő lépés a folyamatok gazdáinak kijelölése, a karbantartáshoz és fejlesztéshez kapcsolódó szerepek és felelősségek meghatározása. Végül ki kell dolgozni a folyamatirányítási rendszert, azaz az egyes folyamatok értékelési eljárását, és ennek részeként a folyamatok teljesítési kritériumait és mutatóit, valamint a megfelelő mérőeszközöket.

31. tábla A szakképző intézmények folyamatai

A minőségi munkához fontos, hogy a szakképző intézmény időről-időre felülvizsgálatot tartson, új folyamatokat vesessen be, vagy változtasson a régieken, ha szükséges.

32. tábla A kulcsfolyamatok irányítása

Az átgondolt folyamatleírások biztosíthatják azt az egységes rendszert, amelyben jól követhető, hogy ki mit, miért tesz, mikor, hol és hogyan végzi el feladatát.

A folyamatleírásnak a következő elemeket kell tartalmaznia:

1. a folyamat neve, célja és feladata;
2. a folyamatgazda neve és beosztása;
3. a folyamat hatálya: a lefedett tevékenységek és a szükséges műveletek köre;
4. a folyamat lépései: kiinduló pont, az egymást követő lépések sorozata, eredményei;
5. az egyes lépések során elvégzendő feladatok;
6. az egyes lépések során elvégzendő feladatokért felelős személyek;
7. a folyamatok eredményeinek mérését szolgáló indikátorok és eszközök.

A teljesítmény szempontjából fontos, hogy az érintettek értsék a folyamatleírást, a megértést pedig a szöveges leírásnál gyakran jobban segíti egy grafikus ábra (például egy folyamatábra). A munkatársakat a folyamatok világos meghatározására, és a folyamatleírás értelmezésére egyaránt fel kell készíteni.