Una gestión fluida de los procesos es crucial para los centros de FP orientados a la mejora de la calidad. Los procesos son un conjunto de actividades interrelacionadas, que interactúan entre sí y que se repiten en el tiempo para cumplir con un servicio a los estudiantes y a otras partes interesadas, mediante la transformación de entradas en salidas. En esencia, la gestión de los procesos significa que todas las actividades que se realizan con regularidad en un centro se implementan de un modo que se ha discutido, planificado y controlado antes; los resultados de estos procesos se miden y evalúan para su mejora.

El diseño de un sistema de gestión de procesos comienza identificando y definiendo los procesos principales de los proveedores de un centro de FP. Esos procesos son fundamentales para el logro de los objetivos de la organización y la satisfacción de los clientes (por ejemplo, ver figura 3, en el capítulo 2). A continuación, hay que proyectar las interconexiones e interacciones entre estos procesos, para determinar los límites de los procesos y, así, crear un sistema transparente y organizado de estos, lo que finalmente resultará en la elaboración de un mapa de procesos para el centro de FP (ver el anexo, sección 1.33). En el siguiente paso, se definen las titularidades de individuos en el proceso, se determinan los roles y las responsabilidades en el mantenimiento, y se mejoran los procesos relevantes. Por último, el establecimiento de este tipo de sistema de gestión incluye designar los procedimientos de evaluación para cada proceso, teniendo en cuenta la definición de los criterios e indicadores de rendimiento, así como los instrumentos adecuados para la medición.

Cuadro 31. Tipología de procesos en un centro de FP

Es importante, para la calidad de un centro de FP, revisar periódicamente su mapa de procesos e introducir cambios, tanto en los procesos existentes como en los nuevos.

Cuadro 32. Gestión de los procesos básicos

Las descripciones de los procesos aseguran un enfoque estándar de las actividades del centro de FP, puesto que permiten controlar quién está haciendo qué, por qué, cuándo, dónde y cómo.

Una descripción elaborada de los procesos debería contener los siguientes elementos:

1. Nombre, propósito y objetivo del proceso;

2. Nombre y puesto del responsable del proceso;

3. Alcance del proceso: actividades y operaciones que abarca;

4. Pasos del proceso: punto de partida, etapas que siguen y resultados;

5. Tareas que hay que realizar en cada paso;

6. Personas responsables de la ejecución de las tareas en cada paso;

7. Indicadores e instrumentos para medir el rendimiento del proceso.

Más allá de las descripciones textuales, los gráficos (como los organigramas) ayudan al personal a entender los procesos, apoyando, así, el rendimiento operativo de la organización. Los trabajadores deben estar preparados, de modo que sepan tanto definir y describir los procesos, como utilizar las descripciones de estos.