El establecimiento de la gestión interna de la calidad incluye una documentación, almacenamiento y protección adecuados para todos los documentos que guían las operaciones en un centro de FP. Además, un sistema de documentación eficaz asegura que solo las personas autorizadas tengan acceso a documentos válidos y hojas de datos, y que solo se utilicen las versiones actualizadas. Los documentos obsoletos se deben eliminar para prevenir usos incorrectos; por tanto, los procedimientos de expedición, modificación y retirada de documentos se han de definir como parte de la gestión de procesos. De forma similar, hay que elaborar y seguir unas reglas para la recogida y el almacenamiento de datos. Los datos previos tienen una función destacada en la evaluación del desarrollo de la calidad; por eso, es esencial desarrollar un manejo sólido de los datos, y un sistema de almacenamiento fiable y valido que facilite su recuperación. Todos los datos y documentos deben de ser accesibles para las personas autorizadas y, a su vez, han de estar protegidos de accesos no autorizados y de daños (por ejemplo, se debería considerar el almacenamiento a prueba de fuego).

En resumen, el sistema de documentación debe asegurar que:

1. Solo las personas que están autorizadas pueden acceder a las versiones actualizadas de los documentos relevantes de los procesos, los procedimientos, las reglas y las responsabilidades;

2. Los datos válidos y fiables de evaluaciones previas de la calidad se pueden recuperar, para permitir comparaciones longitudinales de los resultados;

3. Son accesibles las herramientas y los instrumentos actuales para la recogida de datos (como los cuestionarios) sobre asuntos de la calidad.

Los centros de FP trabajan con muchos datos personales, cuya protección es legalmente obligatoria. Por lo tanto, es preciso establecer las reglas internas para la protección de los datos personales; asimismo, el acceso a esos datos debe estar claramente definido y limitado de forma estricta. En todos los casos, el sistema de protección de datos tiene que reunir los requisitos de la legislación nacional pertinente.

Cuadro 33. Preguntas para reflexionar y opciones de acción futura