A ház felépítése nehezen képzelhető el előzetes tervezés nélkül. Ugyanez vonatkozik a szakképzés minőségének javítására. Ahogyan a hétköznapi életben is tervezünk mielőtt cselekszünk, a tervezés a szakképző intézményben is mindennapi feladat. Meg kell tervezni a tantárgyak felosztását, a tanárok beosztását, a tananyagok kiválasztását éppúgy, mint a tanulói tejlesítmény értékelését, és a bizonyítványosztó ünnepségeket.

A minőség tervezése stratégiai tervezés, ami több, mint amikor egy problémára gyors megoldást keresünk, vagy a már bekövetkezett hibákat igyekszünk kijavítani. A stratégiai tervezésen az intézmény egészének, azon belül is leginkább az alaptevékenységének: a tanítás és tanulás fejlesztését értjük. Végül, de nem utolsósorban a minőség tervezéséhez hozzátartozik a minőségirányítási stratégia megtervezése is.

A stratégia ad választ a következő kérdésekre:

1. mit szeretnénk elérni;

2. hogyan érhetőek el a kitűzött célok, kivel, mikorra;

3. milyen erőforrások szükségesek a célok eléréséhez.

Éppen ezért a szakképző intézménynek meg kell határoznia a stratégiai céljait, tevékenységeit és a szükséges erőforrásokat. A stratégiai tervezést az intézmény által kitűzött célok elérése érdekében kidolgozott, logikus és koherens tervezetnek tekinthetjük, megfelelő erőforrásokkal, és célravezető tevékenységek szisztematikus összehangolásával.

6. tábla Javaslatok az EQAVET ajánlásai alapján

A szakképző intézmény általában összetett szervezet, amely a stratégiai tervezés során jellemzően nem egyetlen célt tűz ki maga elé, a célokat ezért rangsorolni kell (lásd az 1.1, 1.2 és 1.29 mellékleteket). A rangsorban legelöl állnak a közösen elfogadott alapelvek, és az intézmény jövőbeli elképzeléseinek nagyvonalú bemutása. A 6. fejezetben részletesebben megindokoljuk, hogy miért van szükség alaposan átgondolt küldetésnyilatkozatra, jövőképre, és arról is szó esik, hogyan célszerű ezeket kidolgozni. Ebben a fejezetben a stratégiai tervezéssel, és a stratégiai célkitűzések eléréséhez szükséges operatív lépésekkel foglalkozunk.

A következő ábra (4. ábra) a tanítás és tanulás stratégiai tervezésére mutat példát: az általános cél a tanítási folyamat korszerűsítése, az alárendelt célok pedig az önálló tanulás erősítése, és az e-learning/szabad hozzáférésű tananyagok alkalmazása. A tanárok és szakoktatók feladata az önálló tanulást segítő útmutatók, feladatsorok kidolgozása, és az e-learning módszerek bevezetéséhez szükséges tananyagok fejlesztése.

4. ábra Példa a stratégiai tervezésre

Forrás: CEDEFOP.

Az e-learning és a nyílt hozzáférésű tananyagok használatához e-learning-platform és megfelelő IKT-eszközök szükségesek. A tanároknak és szakoktatóknak biztosítani kell az időkeretet a felkészülésre, és továbbképzéseket is kell biztosítani számukra ahhoz, hogy képesek legyenek szakmailag felkészülni az új feladatokra. Az ehhez szükséges időt például helyettesítéssel vagy az irodai és adminisztratív munka csökkentésével lehet megteremteni.

Azt, hogy sikerült-e elérni a stratégiai célokat, csak akkor tudjuk igazán megítélni, ha a célok reálisak és egyben kellően specifikusak voltak. A részcélok kitűzése segíthet abban, hogy a realitások talaján maradjunk. Részcél lehet pédául az, hogy a szakmai munkaközösségek között egyenletesen osszuk el az oktatási feladatokat, minden képzéshez előre meghatározzuk az önálló tanulás százalékos arányát, és ahol alkalmazható az e-learning módszer, ott pedig az e-learning illetve a szabad hozzáférésű tananyagok arányát.

A stratégiai tervezés következő lépéseként a munkaközösségek kijelölhetik az egyéni tanári feladatokat, és az egyéni felelősségeket is. Meg kell továbbá határozni a mérföldköveket, és a határidőket: milyen fejlődést kell elérni egy hónapon belül, három hónapon belül és a félév végére. Eközben ügyelni kell arra is, hogy a részcélok és határidők munkaközösségenként és szakmai programokként különbözőek lehetnek.

A minőségirányítási csoport felelős a stratégiai tervezés következő lépéseiért. Először is meg kell határoznia a munkafolyamatok megfigyeléséhez, ellenőrzéséhez és az eredmények értékeléséhez szükséges indikátorokat. Indikátor lehet az előző példában a továbbképzéseket eredményesen elvégző pedagógusok száma, vagy például az önálló tanulással megoldott feladatok száma. A minőségirányítási csoport feladata az is, hogy kidolgozza a munkafolyamatok megfigyelésének, az eredmények mérésének módszereit, kiválassza a mérési eszközöket, és értékelje, hogy vajon az önálló tanuláshoz kidolgozott feladatok és útmutatók megfelelőek-e, és a diákok szívesen és eredményesen dolgoztak-e azokkal.

7. tábla Indikátorok

Az intézményi minőségügy tervezésébe és fejlesztésébe feltétlenül be kell vonni minden érdekeltet, még ha részvételük intenzitása az egyéni érdekeiknek és felelősségüknek megfelelően különböző mértékű is (lásd az 1. táblázatot és az 1.37 mellékletet). A tanítás és tanulás minősége szempontjából a legfontosabb szereplők minden kétséget kizáróan a pedagógusok és szakoktatók, de a felsővezetés és a diákok is beleszólási joggal és értékes együttműködési szereppel rendelkezhetnek, ha a tervezett célokban közvetlenül érintettek.

Míg a minőségmenedzsment feladata a megfelelő indikátorok és eszközök kiválasztása, a kitűzött minőségcélok teljesülésének folyamatos megfigyelése és értékelése, a tanítás és tanulás tervezéséhez saját tapasztalataikkal, tanácsadóként a külső érdekelteknek is hozzá kell járulniuk. Az egyes munkafolyamatok minőségének fejlesztése során a minőségmenedzsment „csak” támogató szerepkörrel rendelkezik, az intézményi minőségbiztosítási rendszer hatékonyságáért azonban döntően a minőségmenedzsment  felelős. Alapvetően fontos, hogy a felsővezetés az intézményi feladatok minden területén kezdeményező szerepet vállaljon, de a teljes intézményirányítás minőségének kérdése egyértelműen az ő felelőssége.

1. táblázat Az érdekelt felek részvételének intenzitása a minőségfejlesztés különböző területein

Forrás: CEDEFOP.

Az 5. ábra áttekintést ad a stratégiatervezés folyamatának különböző lépéseiről, és arról, hogy ezek a lépések később hogyan épülnek egymásra. Fontos hangsúlyozni, hogy a tervezési folyamatot végig kell kísérnie a különböző érdekelt felek közötti folyamatos kommunikációnak és koordinációnak, és ennek megszervezése a minőségügyi csoport feladata, a felső vezetés támogatása mellett. A későbbi fejezetekben ajánlani fogunk néhány konkrét gyakorlati módszert, amelyek segítenek az érintetteket a minőség-fejlesztésbe mindinkább bevonni.

5. ábra A stratégiai tervezés kiemelt lépései

Forrás: CEDEFOP.

A minőség stratégiai tervezése általában hosszabb távú, több éves vállalás, de évente egyszer felül kell vizsgálni, és módosítani a közben elért eredmények alapján. Az átvizsgálás általában az éves tanrend kialakításával egyidejűleg jól ütemezhető. A mérföldkövekhez tartozó célokat azonban célszerű gyakrabban ellenőrizni, párhuzamosan a hozzájuk tartozó tevékenységek előrehaladásával. A 3.2. fejezetben többet megtudhatunk ezen tevékenységek folyamatos nyomon követéséről.

8. tábla Gondolatébresztő kérdések és lehetséges jövőbeli akciók