Az erősségek, gyengeségek, lehetőségek és veszélyek elemzése (az angol „strengths, weaknesses, opportunities and threats” szavak kezdőbetűiből), a SWOT elemzés^[Szerk7] átfogó keretet ad az intézmény erősségeinek és gyengeségeinek felismeréséhez, és a stratégiai tervezés során a lehetőségek és veszélyek beazonosításához. Az intézmény következetes fejlesztési stratégiájának kidolgozására szolgáló módszertani eszköz, amely az intézményt befolyásoló belső és külső tényezők megbízható áttekintésén és értékelésén alapul. Az eszköz tömörebb áttekintést ad a szervezet helyzetéről, mint a PDCA-ciklus korábbi szakaszában elvégzett, nagyon részletes elemzés.

Amíg a korábbi elemzések a belső teljesítményre koncentráltak, a SWOT-elemzés arra törekszik, hogy kombinálja a belső mérések eredményeit az intézmény továbbfejlesztéséhez szükséges külső feltételeket feltáró vizsgálat eredményeivel. Az erősségek és gyengeségek belső elemzése azt célozza, hogy világosabban lássuk, mely hibákat kell korrigálnunk, és mik a továbbfejlesztést érdemlő erősségeink.

13. ábra A SWOT-elemzés stratégiai jelentősége

Forrás: CEDEFOP.

A külső tényezők elemzése felfedi azokat a lehetőségeket és veszélyeket, amelyekkel a szervezet a jövőben szembesülhet. Emiatt a SWOT-elemzés alkalmas eszköz ahhoz, hogy az intézmény a belső értékelések és a jövőbeni trendek elemzésének eredményeiből következetes stratégiai tervet alkosson, mely egyben a minőség folyamatos javításának stratégiája is.

3. táblázat A SWOT-elemzés alkotóelemei

Forrás: CEDEFOP.

A SWOT-elemzés az intézmény jelen és jövendő helyzetének józan és nyílt vizsgálata, amely magában foglalja a szakképzés európai szintű, és az intézmény régiójára jellemző trendjeinek tapasztalati tényeken és adatokon alapuló elemzését. Oda kell figyelni a vonatkozó tanulmányokra és kutatási eredményekre, de az is hasznos, ha az intézmény közvetlen kapcsolatokat tart fenn szakértőkkel, kutatóintézetekkel és fejlesztési ügynökségekkel. Amint a legfontosabb lehetőségeket és akadályokat azonosítottuk, meg kell vizsgálni azok intézményre gyakorolt hatásait. A hangsúlyt a belső és a külső tényezők összekapcsolására kell helyezni: a SWOT-elemzés arra törekszik, hogy azonosítsa az intézmény számára a legalkalmasabb fejlesztési stratégiát a lehetőségek összes előnyének kihasználása érdekében, figyelembe véve annak egyedi erősségeit és gyengeségeit is.

Az intézmény egyedi erősségei különösen fontos fejlesztési tényezővé válhatnak. Éppen ezért célszerű a stratégiában a másoktól megkülönböztető erősségekre koncentrálni (lásd a 3.5.2 fejezetet a benchmarkingról).

A SWOT-elemzést és az azt követő stratégiai tervezést – a többi minőségre irányuló tevékenységhez hasonlóan – a belső és külső érdekelt felekkel együtt kell elvégezni. Ez a megközelítés lehetővé teszi, hogy az intézmény fejlesztési stratégiája a társadalom különböző gazdasági és szociális szegmensének tapasztalatait egyesítse. A különböző hátterű szakértők és érintettek széles körének bevonása több ciklusú folyamat megszervezését feltételezi a PDCA-ciklushoz hasonlóan, melyben az egyes szakaszok tárgya a számszerű adatok mellett a résztvevők rejtett tudása, a közös elemzés és mérlegelés is, melyekből megfelelő következtetések vonhatók le, ezáltal is folyamatosan alakítva a fejlesztési stratégiát (lásd a 14. ábrát).

14. ábra A fejlesztési stratégia kidolgozása

Forrás: CEDEFOP.

Ideális esetben a ciklus minden szakasza segít abban, hogy világosabb képet kapjunk a valódi helyzetről és a várható fejlődési irányokról, valamint hogy optimalizáljuk fejlesztési stratégiánkat. Ha a tervezést közös tanulási folyamatként szervezzük meg, akkor az nemcsak a stratégia minőségének válik javára. A tapasztalatcsere és az új nézőpontok közös kidolgozása révén a résztvevők hálózatba szervezett együttműködése is erősödik, és kialakulhat az egymás iránti bizalom légköre.

A szakképzési innovációk iránti növekvő igények következtében a minőségfejlesztés nem lineáris folyamat, hanem többdimenziós feladat. A szakképző intézményeknek folyamatosan alkalmazkodniuk kell a gazdasági szféra egyre gyorsuló változásaihoz és a munkaerőpiac állandóan változó, új kompetenciák és készségek iránti igényeihez. Így a stratégiai minőségfejlesztésnek újra és újra meg kell ismételnie a ciklust, készen kell állnia a tanulásra, alkalmazkodásra és innovációra.

Az új, külső folyamatok és munkaerő-piaci igények azonosítása, és az ezekre adandó megfelelő intézményi válaszok kiválasztása állandó kihívást jelent. De nem minden új fejlődési irány felel meg az intézménynek, és vág egybe annak egyedi erősségeivel. Először ajánlatos nagyon alaposan megvizsgálni azt, hogy a külső fejlemények mennyiben érintik az intézmény fejlesztési stratégiáját, és csak azt követően szabad felvállalni a változtatásokat és megtenni az alkalmazkodáshoz szükséges lépéseket, ha azt látjuk, hogy a stratégiai elképzelések a realitás talaján maradnak, megfelelnek az intézmény saját profiljának és az általa kínált szakképzési programoknak is (lásd a 15. ábrát).

15. ábra A stratégia adaptálása

Forrás: CEDEFOP.

1. Lehetséges, hogy a tartalmi és a módszertani követelmények tükrében új szakképzési programokat kell kialakítani, esetleg a meglévőket módosítani vagy lecserélni.
2. Ezután a tanítási és tanulási folyamat tervezése következik, amihez lehetséges, hogy új munkatársak, új eszközök és új tananyag szükséges.
3. Meg kell szervezni az átalakított vagy az új program bevezetését.
4. Biztosítani kell az eredmények monitorozását, mérését és elemzését, valamint továbbfejlesztését.